Executive Secretary to Director (Mandarin-Speaking Preferred)

Strapping Band, sebuah perusahaan dinamis dan berkembang di Jakarta Barat, mencari Executive Secretary to the Director yang terampil. Peran ini adalah peran yang berdampak tinggi yang dirancang untuk profesional teliti, proaktif, dan sangat terorganisir yang suka bekerja dalam lingkungan eksekutif yang cepat berkembang.

Sebagai Executive Secretary to the Director di Strapping Band, Anda akan menjadi pusat koordinasi dan komunikasi antara direktur dan tim. Anda akan mengelola jadwal direktur, memastikan pertemuan berjalan lancar, dan membantu dalam pengambilan keputusan strategis. Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam peran serupa, Anda akan menggunakan keahlian Anda dalam mengelola kalender, mengatur pertemuan, dan menyimpan dokumen dengan efisiensi tinggi menggunakan Microsoft Outlook dan sistem manajemen dokumen seperti DocuWare.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengelola jadwal direktur dengan efisien, memastikan semua janji temu dan janji lainnya terpenuhi.
• Mengatur pertemuan dan rapat, termasuk mengirim undangan, menyediakan ruang dan peralatan yang diperlukan, dan memastikan pertemuan berjalan lancar.
• Menyimpan dan mengatur dokumen secara teratur menggunakan sistem manajemen dokumen seperti DocuWare.
• Menyediakan dukungan administratif untuk proyek-proyek direktur, termasuk mengatur perjalanan, mengelola anggaran, dan mengoordinasikan sumber daya.
• Mengelola komunikasi internal dan eksternal, memastikan semua pesan dan informasi disampaikan dengan tepat waktu dan akurat.
• Menyediakan dukungan dalam pengambilan keputusan strategis dengan mengumpulkan dan menganalisis informasi yang diperlukan.
• Mengelola korespondensi resmi, termasuk surat-surat dan email resmi.
• Memberikan dukungan dalam acara-acara khusus dan perjalanan dinas.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• Pengalaman minimal 5 tahun sebagai Executive Secretary atau peran serupa.
• Pendidikan setara Sarjana dalam bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Keahlian dalam menggunakan Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) dan sistem manajemen dokumen seperti DocuWare.
• Kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tertulis, dalam bahasa Inggris dan Mandarin (diutamakan).
• Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang tinggi.
• Pengalaman dalam mengelola kalender eksekutif dan mengatur pertemuan.
• Pengalaman dalam mengelola korespondensi resmi.
• Kemampuan untuk bekerja secara independen dan dalam tim.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait